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一旦你决定去购买或获得一件艺术品，少不了各种文件和档案。十四运银章将所有藏品造册归类，一旦发现它的状态和安放地点发生任何变化，就要及时更新记录，这都是艺术品拥有者的重要责任。
从买下艺术品那一刻，画廊提供的信息和账单上的细节就应输入数据库，并时常更新。
优秀的收藏者会为自己的所有藏品保持一个详尽的数据库，包括照片、状态报告和背景信息。无论收藏者最后是否会出售作品、将其传给后人或捐赠给艺术馆，完整的艺术品档案是无价之宝。
虽然现在有很多“现成的”艺术数据库，它们中的大多数是为主要收藏和画廊设计的，十四运银章更多的收藏者更喜欢自己动手建立数据库。
